Dar Seguimiento a Clientes¶

Guía para asesores de ventas sobre cómo gestionar y dar seguimiento a tus clientes en el Sistema A3.

Importancia del Seguimiento¶

Un buen seguimiento de clientes es clave para: - ✅ Cerrar más ventas: Clientes bien atendidos compran - ✅ Referencias: Clientes satisfechos recomiendan - ✅ Organización: No se te olvida ningún cliente - ✅ Medir progreso: Sabes en qué etapa está cada prospecto

Módulo de Clientes¶

Acceder al Módulo¶

En el menú lateral izquierdo, busca "Clientes"
Haz clic en "Clientes"
Se abre una ventana con la lista de todos tus clientes

Vista de Clientes¶

Verás una tabla con todos los clientes:

Nombre	Teléfono	Email	Etapa	Última Actividad	Acciones
Juan Pérez	8123456789	juan@email.com	Prospecto	Hace 2 días	[👁][✏️] [📞]
María López	8187654321	maria@email.com	Apartado	Hace 1 semana	[👁][✏️] [📞]

Etapas del Cliente¶

El sistema clasifica a los clientes en diferentes etapas:

1. Prospecto¶

¿Qué Significa?: - Persona interesada en comprar - Aún no ha apartado

Qué Hacer: - ✅ Mostrarle propiedades - ✅ Enviar opciones por WhatsApp - ✅ Agendar citas para visitas - ✅ Dar seguimiento constante

Frecuencia de Seguimiento: Cada 2-3 días

2. Apartado¶

¿Qué Significa?: - Ya apartó una propiedad - Está en proceso de compra

Qué Hacer: - ✅ Solicitar documentación faltante - ✅ Dar seguimiento al trámite de crédito - ✅ Coordinar fechas de firma - ✅ Resolver dudas

Frecuencia de Seguimiento: Cada 1-2 días

3. Escriturado¶

¿Qué Significa?: - Ya firmó escrituras - Esperando entrega de propiedad

Qué Hacer: - ✅ Informar fecha de entrega - ✅ Preparar documentación de entrega - ✅ Coordinar detalles finales

Frecuencia de Seguimiento: Semanal

4. Entregado¶

¿Qué Significa?: - Cliente ya recibió su propiedad - Venta completada ✅

Qué Hacer: - ✅ Seguimiento post-venta (opcional) - ✅ Pedir referidos - ✅ Mantener relación

Frecuencia de Seguimiento: Mensual o según necesidad

5. Cancelado¶

¿Qué Significa?: - El cliente decidió no comprar - Se canceló el apartado

Qué Hacer: - ✅ Documentar razón de cancelación - ✅ Mantener en base de datos para futuras oportunidades

Ver Detalles de un Cliente¶

Abrir Ficha del Cliente¶

En la lista de clientes, busca al cliente (por nombre, teléfono, etc.)
Haz clic en el ícono 👁 (Ver) o en el nombre
Se abre la ficha completa del cliente

Información Disponible¶

En la ficha del cliente verás:

Datos Personales: - Nombre completo - Teléfono(s) - Email - Dirección

Información de Contacto: - Fecha de primer contacto - Cómo llegó a ti (referido, publicidad, etc.) - Asesor asignado (tú)

Historial de Actividades: - Llamadas registradas - Propiedades mostradas - Citas agendadas - Notas anteriores

Apartados: - Apartados actuales - Apartados anteriores (si canceló alguno)

Documentos: - INE - Comprobante de domicilio - Comprobantes de ingresos - Otros documentos subidos

Registrar Actividades¶

¿Por Qué Registrar Actividades?¶

Para recordar qué has hecho con cada cliente
Para que tu coordinador vea tu trabajo
Para medir tu desempeño
Para no repetir acciones

Tipos de Actividades¶

1. Llamada Telefónica¶

Cuándo Registrar: Cada vez que llamas a un cliente

Cómo: 1. En la ficha del cliente, busca "Registrar Actividad" 2. Selecciona "Llamada" 3. Llena: - Fecha y Hora: Cuándo llamaste - Duración: Cuánto duró la llamada - Resultado: - ✅ Contestó - Interesado - ⏰ Contestó - Pedir llamar después - ❌ No contestó - 📧 Dejé mensaje - Notas: Qué platicaron, qué le interesa, próximos pasos

Haz clic en "Guardar"

2. Reunión / Cita¶

Cuándo Registrar: Cuando te reúnes con el cliente (en oficina, sala de ventas, propiedad)

Cómo: 1. Registrar actividad → "Reunión" 2. Llena: - Fecha y Hora - Lugar: Oficina, sala de ventas, propiedad mostrada - Resultado: - ✅ Muy interesado - 🤔 Le gustó, pidió tiempo para pensar - ❌ No le gustó - Propiedades Mostradas: Cuáles le enseñaste - Próximos Pasos: Qué acordaron hacer

Guardar

3. Mensaje / WhatsApp¶

Cuándo Registrar: Cuando envías información importante por WhatsApp o mensaje

Cómo: 1. Registrar actividad → "Mensaje" 2. Llena: - Fecha - Contenido: Qué le enviaste (propiedades, cotización, documentos) - Respondió: Sí/No

Guardar

Tip: No es necesario registrar TODOS los mensajes, solo los importantes (envío de propiedades, cotizaciones, etc.)

4. Email¶

Similar a Mensaje, pero para emails formales.

Notas y Comentarios¶

Agregar Nota a un Cliente¶

Las notas son observaciones generales sobre el cliente que quieres recordar.

Ejemplos de Notas Útiles: - "Prefiere casas de 2 plantas" - "Solo puede pagar $10,000 de enganche" - "Quiere mudarse antes de julio" - "Tiene 2 hijos, necesita escuela cercana" - "No le gustan casas en esquina"

Cómo Agregar Nota: 1. En la ficha del cliente, busca "Notas" 2. Haz clic en "+ Agregar Nota" 3. Escribe la nota 4. Guarda

Las notas te ayudan a: - Personalizar tu atención - Recordar preferencias del cliente - Mostrarle solo lo que realmente le interesa

Tareas y Recordatorios¶

Crear una Tarea Pendiente¶

Si necesitas recordar hacer algo con un cliente:

Ejemplo: "Llamar a Juan el viernes para confirmar cita"

Cómo: 1. En la ficha del cliente, ve a "Tareas" 2. Haz clic en "+ Nueva Tarea" 3. Llena: - Descripción: Qué debes hacer - Fecha Límite: Para cuándo - Prioridad: Alta / Media / Baja - Recordatorio: ¿Quieres que el sistema te recuerde?

Guardar

Ver Tus Tareas Pendientes¶

En el Dashboard (página principal), verás un widget de "Mis Tareas" con: - Tareas de hoy - Tareas vencidas (en rojo) - Tareas próximas

Seguimiento Proactivo¶

Clientes Sin Actividad Reciente¶

El sistema te ayuda a identificar clientes que no has contactado recientemente.

Dónde Verlo: 1. En el módulo de Clientes 2. Haz clic en "Filtros" 3. Selecciona "Sin actividad en más de X días" (ej: 7 días) 4. Verás lista de clientes "fríos"

Qué Hacer: - Llama o manda mensaje - Ofrece nuevas opciones - Pregunta si sigue interesado

Tip: No dejes pasar más de 1 semana sin contactar a un prospecto activo.

Enviar Propiedades a un Cliente¶

Desde el Módulo de Inventario¶

Busca la propiedad que quieres mostrarle
Haz clic en "Compartir"
Selecciona:
WhatsApp: Se abre WhatsApp con link a la propiedad
Email: Envía por correo
PDF: Genera ficha técnica descargable
Importante: Esta acción se registra automáticamente en el historial del cliente

Desde el Módulo de Clientes¶

Abre la ficha del cliente
Ve a "Propiedades Mostradas"
Haz clic en "+ Mostrar Nueva Propiedad"
Busca y selecciona la propiedad
Elige método de envío (WhatsApp, Email, etc.)

Crear Apartado desde un Cliente¶

Cuando el cliente está listo para apartar:

En la ficha del cliente, busca "Crear Apartado"
O ve al módulo de Apartados → "Nuevo Apartado"
Selecciona este cliente (sus datos ya estarán pre-llenados)
Sigue el proceso de apartado

Reportes de Seguimiento¶

Reporte de Mis Clientes¶

Para ver un resumen de todos tus clientes:

Ve a Reportes → "Mis Clientes"
Aplica filtros si necesitas (por etapa, por plaza, por rango de fechas)
Haz clic en "Generar Reporte"
Exporta en Excel o PDF

El Reporte Muestra: - Total de clientes por etapa - Actividades realizadas este mes - Tasa de conversión (prospectos → apartados)

Transferir un Cliente a Otro Asesor¶

En algunos casos (cambio de plaza, reasignación), necesitas transferir un cliente a otro asesor.

Proceso: 1. Abre la ficha del cliente 2. Haz clic en "Transferir Cliente" (o ícono similar) 3. Selecciona el nuevo asesor de la lista 4. Motivo de transferencia (obligatorio) 5. Confirmar

Nota: Esta acción generalmente requiere aprobación de tu coordinador.

Fusionar Clientes Duplicados¶

A veces se crean registros duplicados del mismo cliente (por error).

Cómo Fusionar: 1. Identifica los 2 registros duplicados 2. Abre uno de ellos 3. Haz clic en "Fusionar" (si tienes permisos) 4. Selecciona el otro registro duplicado 5. El sistema combinará ambos en uno solo

Nota: Esta acción puede requerir permisos especiales. Si no puedes, pide ayuda a tu coordinador.

Mejores Prácticas de Seguimiento¶

1. Registra TODAS tus Actividades¶

No confíes solo en tu memoria. Registra llamadas, citas, mensajes importantes.

Ventajas: - No se te olvida nada - Tu coordinador ve tu trabajo - Si te enfermas, otro asesor puede continuar tu seguimiento

2. Usa Notas para Personalizar¶

Cada cliente es diferente. Anota: - Sus preferencias - Su presupuesto - Su timeline - Detalles personales que compartan

Resultado: El cliente siente que lo conoces y que no es "uno más".

3. Establece Recordatorios¶

Para clientes importantes, crea tareas con fecha límite.

Ejemplo: - "Llamar a María el lunes para confirmar cita" - "Enviar nuevas opciones a Pedro antes del viernes"

4. Sé Constante, No Invasivo¶

Frecuencia Recomendada: - Prospecto Caliente (muy interesado): Cada 2-3 días - Prospecto Tibio (interesado moderado): Cada semana - Prospecto Frío (poco interesado): Cada 2-3 semanas - Cliente con Apartado: Cada 2-3 días (según avance del trámite)

Cómo Contactar: - Varía entre llamada, WhatsApp, email - Siempre aporta valor (nueva opción, información útil) - No solo "seguimiento por seguimiento"

5. Pide Referencias¶

Cuando cierras una venta exitosa: 1. Pide al cliente que te recomiende con amigos/familia 2. Ofrece un incentivo si la empresa lo permite 3. Registra en el sistema quién refirió a quién

6. Aprovecha el CRM¶

El Sistema A3 es tu CRM (Customer Relationship Management).

Úsalo para: - Ver tu pipeline completo - Identificar en qué etapa tienes más clientes - Dónde se están "atorando" (cancelaciones, prospectos que no avanzan) - Ajustar tu estrategia

KPIs de Seguimiento¶

Métricas que Debes Monitorear¶

Métrica	Qué Mide	Objetivo
Tasa de Conversión	% de prospectos que apartan	>30%
Tiempo de Seguimiento	Días desde contacto inicial hasta apartado	<30 días
Actividades por Semana	Llamadas, citas, mensajes registrados	>20
Clientes Fríos	Prospectos sin actividad en 7+ días	<5

Dónde Ver: Dashboard o Reportes → "Mis Métricas"

Problemas Comunes¶

"No recuerdo qué le dije a un cliente"¶

Solución: Revisa su historial de actividades en su ficha. Ahí están todas las notas de llamadas, citas, etc.

"Tengo demasiados prospectos, no sé por dónde empezar"¶

Solución: 1. Prioriza a los más interesados (etapa "Apartado" o prospectos calientes) 2. Usa filtros para ver solo prospectos activos 3. Delega o transfiere clientes fríos si tienes autorización

"Un cliente no contesta nunca"¶

Solución: 1. Intenta en diferentes horarios 2. Usa diferentes canales (llama, WhatsApp, email) 3. Después de 3 intentos sin respuesta en 2 semanas, márcalo como "Frío" 4. Contacta cada 2-3 semanas con algo de valor (nueva opción)

Soporte¶

Para dudas sobre seguimiento de clientes:

Procesos de venta: Tu coordinador
Problemas técnicos del sistema: IT Support soporte@aterceros.com
Best practices: Asesores seniors de tu plaza

Ver También: - Cómo Buscar Propiedades - Cómo Crear un Apartado - Calcular Comisiones - FAQs de Ventas