Exportar y Compartir Reportes¶

Guía sobre las mejores prácticas para exportar y compartir reportes del Sistema A3 de forma segura y efectiva.

Formatos de Exportación¶

PDF¶

Características: - No editable - Formato profesional - Fácil de imprimir - Tamaño mediano

Cuándo Usar: - ✅ Presentaciones a gerencia/dirección - ✅ Reportes oficiales para auditorías - ✅ Compartir con externos (proveedores, clientes) - ✅ Imprimir y archivar físicamente

Limitaciones: - ❌ No puedes modificar datos - ❌ No puedes crear gráficas adicionales

Excel (XLSX)¶

Características: - Editable - Permite fórmulas y gráficas - Familiar para la mayoría - Tamaño variable

Cuándo Usar: - ✅ Análisis de datos - ✅ Crear gráficas personalizadas - ✅ Aplicar filtros adicionales - ✅ Combinar con otros datos

Ejemplo de Uso: 1. Exportas reporte de ventas en Excel 2. Abres en Microsoft Excel o Google Sheets 3. Creas tabla dinámica 4. Generas gráfica de barras

CSV¶

Características: - Formato simple - Solo texto plano - Tamaño muy pequeño - Compatible con cualquier sistema

Cuándo Usar: - ✅ Importar en otro software (SAP, contabilidad, etc.) - ✅ Archivos muy grandes - ✅ Procesamiento automático de datos

Limitaciones: - ❌ No conserva formato (colores, negritas) - ❌ No incluye gráficas

Exportar un Reporte¶

Proceso General¶

Genera el reporte con los filtros deseados
Haz click en "Exportar"
Selecciona formato (PDF / Excel / CSV)
Click en "Descargar"
El archivo se descarga a tu carpeta de Descargas

Nombrar Archivos¶

El sistema generalmente nombra automáticamente:

Ejemplo: Reporte_Ventas_Mar2024_20240315.xlsx
         [Tipo]_[Descripción]_[Periodo]_[Fecha].ext

Buenas Prácticas: - Renombra con nombre descriptivo - Incluye fecha o periodo - Usa guiones bajos en lugar de espacios

Ejemplo: - ✅ Ventas_Equipo_Marzo_2024.xlsx - ❌ reporte.xlsx

Compartir Reportes¶

Por Email¶

Paso a Paso: 1. Exporta el reporte 2. Abre tu cliente de email 3. Adjunta el archivo 4. Asunto claro: "Reporte de Ventas - Marzo 2024" 5. Indica en el cuerpo: - Qué contiene el reporte - Periodo que cubre - Acción esperada (si aplica)

Ejemplo de Email:

Asunto: Reporte de Ventas - Marzo 2024

Estimado Pedro,

Adjunto reporte de ventas del equipo correspondiente a marzo 2024.

Destacados:
- 15 ventas cerradas
- Meta del mes cumplida (120%)

Quedo atento a comentarios.

Saludos,
Juan

Vía Compartir Archivo (Google Drive, OneDrive)¶

Si el archivo es muy grande para email:

Sube el archivo a Google Drive o OneDrive
Genera link de compartir
Configura permisos:
Ver: Si solo quieres que lean
Editar: Si pueden modificar
Copia el link
Comparte por email o chat

Compartir Directamente desde el Sistema¶

Algunos reportes permiten compartir sin exportar:

Genera el reporte
Click en "Compartir"
Ingresa email(s) del destinatario
El sistema envía email automático con:
Link al reporte (solo válido si tienen acceso al sistema)
O PDF adjunto

Seguridad y Confidencialidad¶

Información Sensible¶

Algunos reportes contienen datos confidenciales:

Tipo de Dato	Nivel de Sensibilidad
Nómina, salarios	🔴 Muy Alta
Comisiones personales	🔴 Muy Alta
Datos de clientes (INE, RFC)	🔴 Muy Alta
Ventas del equipo	🟡 Media
Inventario	🟢 Baja

Mejores Prácticas de Seguridad¶

1. Comparte Solo con Autorizados¶

❌ NO envíes reportes de nómina a todos
✅ Solo a RH y gerencia autorizada

2. Usa Contraseñas en Archivos Sensibles¶

Proteger PDF con Contraseña: 1. Al exportar a PDF, algunos sistemas permiten agregar contraseña 2. O usa Adobe Acrobat para agregar después 3. Comparte la contraseña por canal diferente (no en el mismo email)

Proteger Excel con Contraseña: 1. En Excel, ve a Archivo → Información → Proteger Libro 2. Selecciona "Cifrar con contraseña" 3. Ingresa contraseña 4. Guarda

3. No Dejes Archivos en Equipos Compartidos¶

❌ No dejes reportes en escritorio de computadoras públicas
✅ Guárdalos en tu carpeta personal o nube

4. Elimina Reportes Antiguos¶

No acumules cientos de reportes
Archiva lo necesario
Elimina lo que ya no usas (especialmente con datos sensibles)

Cumplimiento Legal (LFPDPPP)¶

Si el reporte contiene datos personales de clientes:

✅ Solo úsalo para fines laborales autorizados
❌ NO compartas fuera de la empresa
❌ NO uses para fines personales
✅ Elimina cuando ya no sea necesario

Recuerda: La Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de Particulares (LFPDPPP) aplica.

Imprimir Reportes¶

Cuándo Imprimir¶

Casos Comunes: - Auditorías que requieren documentos físicos - Presentaciones sin proyector - Archivo físico de RH

Recomendación: Preferir digital cuando sea posible (ahorra papel, más fácil de buscar).

Tips para Impresión¶

1. Vista Previa¶

Antes de imprimir: - Haz click en "Imprimir" o Ctrl+P - Revisa vista previa - Ajusta orientación (vertical/horizontal) - Ajusta márgenes si es necesario

2. Orientación¶

Vertical (Portrait): Reportes con pocas columnas
Horizontal (Landscape): Tablas con muchas columnas

3. Escala¶

Si el reporte es muy ancho: - Ajusta escala a "Ajustar a página" - O reduce al 90%, 80%, etc.

4. Rango de Páginas¶

Si solo necesitas parte del reporte: - Imprime "Páginas 1-5" en lugar de todo

Automatizar Reportes¶

Reportes Programados¶

Si generas el mismo reporte frecuentemente:

Configura Automatización: 1. Genera el reporte normalmente 2. Click en "Programar" o "Automatizar" 3. Configura: - Frecuencia: Semanal, Mensual, etc. - Día: Primer día del mes, todos los lunes, etc. - Hora: 8:00 AM - Destinatarios: Emails a quien se envía - Formato: PDF, Excel

Guarda

Resultado: - El sistema genera y envía el reporte automáticamente - Sin intervención manual

Ejemplo:

Reporte: Ventas del Mes
Frecuencia: Mensual (día 1 de cada mes)
Hora: 8:00 AM
Destinatarios: coordinador@aterceros.com, gerente@aterceros.com
Formato: PDF + Excel

Buenas Prácticas¶

1. Agrupa por Tema¶

Organiza tus reportes descargados:

📁 Reportes/
  📁 2024/
    📁 Marzo/
      📄 Ventas_Mar2024.xlsx
      📄 Comisiones_Mar2024.pdf
    📁 Abril/
      📄 Ventas_Abr2024.xlsx

2. Documenta el Contexto¶

Si compartes un reporte, explica: - ¿Qué contiene? - ¿Qué periodo cubre? - ¿Qué insights encontraste? - ¿Qué acción se espera?

3. Verifica Antes de Compartir¶

Checklist antes de enviar: - ☑ Filtros correctos aplicados - ☑ Periodo correcto - ☑ Formato adecuado (PDF para presentar, Excel para analizar) - ☑ Nombre de archivo descriptivo - ☑ Destinatarios autorizados

4. Respaldo de Reportes Importantes¶

Para reportes que necesitas conservar (fiscales, auditorías): - Guarda copia en la nube (Google Drive, OneDrive) - O en servidor de la empresa - No solo en tu laptop (puede fallar)

Problemas Comunes¶

"El archivo no se descarga"¶

Solución: 1. Verifica que tu navegador permita descargas 2. Revisa carpeta de Descargas 3. Intenta en otro navegador 4. Si persiste, contacta a IT

"El Excel se ve desconfigurado"¶

Causa: Diferencia de versiones de Excel

Solución: - Abre en Google Sheets - O actualiza tu Microsoft Excel

"El PDF es muy grande para email"¶

Solución: 1. Comprime el PDF con herramientas online 2. O sube a Drive y comparte link 3. O exporta en CSV (más ligero) si no necesitas formato

"No puedo abrir el CSV en Excel"¶

Solución: 1. Abre Excel primero 2. Ve a Datos → Importar datos → Archivo CSV 3. Selecciona el archivo 4. Configura delimitadores (generalmente coma)

Soporte¶

Para dudas sobre exportación:

Problemas técnicos: IT Support soporte@aterceros.com
Permisos de acceso: RH o tu coordinador

Ver También: - Generar Reportes - FAQs