Solicitar Permisos y Ausencias¶

Guía para todos los empleados sobre cómo solicitar permisos, vacaciones y ausencias a través del Sistema A3.

Introducción¶

El Sistema A3 te permite gestionar digitalmente: - ✅ Vacaciones - ✅ Permisos personales (con o sin goce de sueldo) - ✅ Incapacidades médicas - ✅ Días económicos - ✅ Home Office (trabajo remoto) - ✅ Licencias

Ventajas: - No necesitas formatos en papel - Proceso más rápido - Trazabilidad completa - Notificaciones automáticas

Acceder al Módulo de Permisos¶

En el menú lateral izquierdo, busca "Recursos Humanos" o "RH"
Selecciona "Mis Permisos" o "Solicitar Permiso"
Se abre la ventana del módulo

Tipos de Permisos¶

1. Vacaciones¶

¿Qué Son?: Días de descanso pagados a los que tienes derecho según la Ley Federal del Trabajo.

Días Disponibles: - Primer año: 6 días - Segundo año: 8 días - Tercer año: 10 días - Después: +2 días cada año hasta llegar a 12, luego +2 cada 5 años

Cuándo Solicitarlas: - Con mínimo 2 semanas de anticipación - Preferentemente no en temporada alta (diciembre, vacaciones de verano)

Proceso de Aprobación: 1. Tu coordinador aprueba 2. RH valida que tengas días disponibles 3. Se confirma

2. Día Económico¶

¿Qué Es?: Día libre pagado que puedes usar para asuntos personales.

Días Disponibles: - Generalmente 1-2 días al año (según política de la empresa)

Cuándo Usarlo: - Trámites personales urgentes - Asuntos familiares - Emergencias menores

Requisito: - Solicitar con al menos 48 horas de anticipación (excepto emergencias)

3. Permiso Personal con Goce de Sueldo¶

¿Qué Es?: Permiso corto (horas o medio día) donde NO se te descuenta sueldo.

Cuándo Se Otorga: - Citas médicas - Trámites que solo se hacen en horario laboral (INE, pasaporte, etc.) - Emergencias familiares

Duración Típica: - 2-4 horas

Requisito: - Justificación válida - Aprobación de tu coordinador

4. Permiso Personal sin Goce de Sueldo¶

¿Qué Es: Permiso donde SÍ se te descuenta el tiempo del sueldo.

Cuándo Se Usa: - Asuntos personales que no califican para permiso con goce - Días extras si ya agotaste vacaciones

Nota: Menos común. Generalmente es mejor tomar vacaciones o día económico.

5. Incapacidad Médica¶

¿Qué Es?: Ausencia justificada por enfermedad o accidente, respaldada por el IMSS.

Importante: - El IMSS emite la incapacidad, no la empresa - Debes subir el comprobante al sistema - El IMSS paga un porcentaje de tu sueldo (no la empresa, en la mayoría de casos)

Proceso: 1. Ve al médico del IMSS 2. Te dan formato de incapacidad (ST-7) 3. Subes copia al Sistema A3 4. RH registra la incapacidad

6. Home Office / Trabajo Remoto¶

¿Qué Es?: Día(s) donde trabajas desde casa en lugar de ir a la oficina.

Requisitos: - Tu puesto debe ser elegible para home office - Aprobación previa de tu coordinador - Generalmente 1-2 días por semana máximo

No Es Día Libre: - Debes trabajar normalmente - Estar disponible por teléfono, email, Slack - Cumplir con tus tareas

7. Licencias (Maternidad, Paternidad, etc.)¶

Licencia de Maternidad: - 84 días (12 semanas): 42 antes del parto + 42 después - Pagada por el IMSS

Licencia de Paternidad: - 5 días hábiles después del nacimiento - Pagada por la empresa

Otras Licencias: - Adopción - Matrimonio - Fallecimiento de familiar cercano

Proceso: Contacta directamente a RH para estos casos especiales.

Cómo Solicitar un Permiso¶

Paso 1: Crear Nueva Solicitud¶

Ve a "Mis Permisos"
Haz clic en "+ Nueva Solicitud" o "Solicitar Permiso"
Se abre un formulario

Paso 2: Llenar el Formulario¶

El formulario varía según el tipo de permiso, pero generalmente incluye:

Información Básica¶

Tipo de Permiso: *
[Seleccionar: Vacaciones / Día Económico / Permiso Personal / etc.]

Fecha de Inicio: *
[dd/mm/aaaa] [📅]

Fecha de Fin: *
[dd/mm/aaaa] [📅]

¿Medio día?
☐ Sí  ☑ No

Si es medio día, ¿qué turno?
○ Mañana (9am-1pm)
○ Tarde (2pm-6pm)

Importante: - Para vacaciones, selecciona el rango completo (ej: del 15 al 20 de marzo) - Para permiso de horas, marca "Medio día" o especifica horario

Motivo¶

Motivo de la Solicitud: *
[___________________________________________]
[___________________________________________]

Ejemplo: "Cita médica odontológica"
Ejemplo: "Vacaciones familiares"

Tips: - Sé claro y breve - No necesitas dar detalles muy personales, solo lo necesario

Documentos de Soporte (si aplica)¶

Para algunos permisos, debes adjuntar documentos:

Tipo de Permiso	Documento Requerido
Incapacidad	Formato ST-7 del IMSS
Cita médica	Comprobante de cita (opcional, pero recomendado)
Matrimonio	Acta de matrimonio

Cómo Subir: 1. Haz clic en "Subir Archivo" o "Adjuntar" 2. Selecciona el archivo desde tu equipo 3. Formatos permitidos: PDF, JPG, PNG 4. Tamaño máximo: 5 MB

Paso 3: Revisar y Enviar¶

Revisa que toda la información sea correcta
Verifica fechas (especialmente si abarcan fin de semana)
Haz clic en "Enviar Solicitud"

Resultado: - ✅ "Solicitud enviada exitosamente" - Recibes un número de folio (ej: PERM-2024-001234) - Tu coordinador recibe notificación automática

Seguimiento de tu Solicitud¶

Ver Estado de Solicitudes¶

En "Mis Permisos", verás una tabla con todas tus solicitudes:

Folio	Tipo	Fechas	Días	Estado	Aprobador	Acciones
PERM-001234	Vacaciones	15-20 Mar	6	Aprobado	Juan García	[👁]
PERM-001235	Día Económico	10 Mar	1	Pendiente	Juan García	[👁][✏️] [🗑]

Estados de una Solicitud¶

Estado	Significado	Qué Hacer
Pendiente	Esperando aprobación de tu coordinador	Esperar (revisa cada 24-48h)
Aprobado	Tu coordinador aprobó ✅	¡Listo! Puedes tomar el permiso
Rechazado	No fue aprobado ❌	Lee los comentarios del coordinador
En Revisión RH	Coordinador aprobó, RH está validando	Esperar
Cancelado	Tú cancelaste la solicitud	-

Notificaciones¶

Recibes notificación automática (email + en el sistema) cuando: - Tu solicitud es aprobada - Tu solicitud es rechazada - RH solicita información adicional

Editar o Cancelar una Solicitud¶

Si Está en Estado "Pendiente"¶

Puedes editar o cancelar:

Editar: 1. Haz clic en el ícono de lápiz ✏️ 2. Modifica lo necesario 3. Guarda cambios 4. Se vuelve a enviar para aprobación

Cancelar: 1. Haz clic en el ícono de basura 🗑 2. Confirma que quieres cancelar 3. El estado cambia a "Cancelado"

Si Ya Fue Aprobada¶

NO puedes editarla directamente. Debes:

Cancelarla (si aún no tomas el permiso)
Crear una nueva solicitud con las fechas correctas

O:

Contactar a RH: rh@aterceros.com
Explicar el cambio necesario
RH puede modificarla manualmente

Consultar Días Disponibles¶

Ver tus Días de Vacaciones¶

En el módulo de "Mis Permisos" o en tu Dashboard, verás un widget:

Vacaciones Disponibles

Generadas: 10 días
Tomadas: 4 días
Pendientes de Aprobar: 2 días
Disponibles: 4 días

Próximo Incremento: 01-Ene-2025 (+2 días)

Importante: - Generadas: Total que tienes derecho según tu antigüedad - Tomadas: Ya las usaste - Pendientes: Solicitaste pero aún no aprobadas - Disponibles: Puedes solicitar

Ver tus Días Económicos¶

Similar a vacaciones:

Días Económicos 2024

Totales: 2 días
Tomados: 1 día
Disponibles: 1 día

Nota: Los días económicos generalmente NO se acumulan de año a año. Úsalos antes de fin de año.

Aprobación de Permisos¶

¿Quién Aprueba?¶

Tipo de Permiso	Aprobador
Vacaciones	1. Coordinador → 2. RH (valida días disponibles)
Día Económico	Coordinador
Permiso Personal	Coordinador
Home Office	Coordinador
Incapacidad	RH (solo registro, no requiere aprobación)

Tiempos de Respuesta¶

Tipo	SLA de Respuesta
Vacaciones	5 días hábiles
Día Económico	48 horas
Permiso Urgente	24 horas

Si No Recibes Respuesta: - Envía recordatorio a tu coordinador (Slack, WhatsApp) - Si pasan más de 5 días, contacta a RH

Razones de Rechazo Comunes¶

1. "No Tienes Días Disponibles"¶

Causa: Ya usaste todas tus vacaciones o días económicos.

Solución: - Verifica tu saldo en el sistema - Si crees que hay error, contacta a RH - O solicita permiso sin goce de sueldo

2. "Fechas Solicitadas en Temporada Alta"¶

Causa: Muchos empleados pidieron las mismas fechas (ej: fin de año).

Solución: - Solicita fechas alternativas - O pide con más anticipación el próximo año

3. "Falta Personal en esas Fechas"¶

Causa: Otros del equipo ya tienen permiso aprobado.

Solución: - Coordina con tu equipo antes de solicitar - Solicita fechas diferentes

4. "Falta Justificación o Documento"¶

Causa: No adjuntaste el comprobante requerido o la razón no es clara.

Solución: - Edita la solicitud - Agrega el documento o más detalles - Vuelve a enviar

Política de Vacaciones¶

Periodo de Disfrute¶

Tienes 1 año para usar las vacaciones generadas.

Ejemplo: - Ingresaste: 15-Enero-2023 - Generaste 6 días: 15-Enero-2024 - Debes tomarlas antes de: 14-Enero-2025

Si No las Tomas: Generalmente se pierden (según la ley pueden acumularse, pero la empresa puede tener política diferente).

¿Puedo Vender Vacaciones?¶

Según la Ley, puedes vender hasta la mitad de tus vacaciones.

Ejemplo: - Tienes 10 días - Puedes vender: 5 días - Debes tomar: 5 días

Cómo: 1. Contacta a RH 2. Solicita "venta de vacaciones" 3. RH procesa y se pagan en tu nómina

Recomendación: Es mejor tomarlas para descansar.

Incapacidades Médicas¶

Proceso Completo¶

1. Ir al Médico¶

Ve a tu clínica del IMSS
El médico evalúa si requieres incapacidad

2. Recibir Formato ST-7¶

Si te incapacitan, recibes: - Original: Para la empresa (entregar a RH) - Copia: Para ti

Tipos de Incapacidad: - Enfermedad General: Gripe, gastritis, etc. - Riesgo de Trabajo: Accidente en el trabajo - Maternidad: Embarazo

3. Notificar a tu Coordinador¶

El Mismo Día: - Llama o manda mensaje a tu coordinador - Informa que te incapacitaron - Cuántos días - Qué padecimiento (opcional, solo si te sientes cómodo compartiendo)

4. Subir al Sistema¶

Ve a "Mis Permisos" → "Nueva Solicitud"
Tipo: "Incapacidad Médica"
Llena:
Fecha inicio y fin (según ST-7)
Tipo: Enfermedad General / Riesgo de Trabajo / Maternidad
Adjunta foto o escan del ST-7
Envía

5. Entregar Original a RH¶

Cuando regreses a trabajar (o antes si puedes): - Entrega el original del ST-7 a RH - RH lo tramita ante el IMSS

¿Me Pagan Durante la Incapacidad?¶

Primeros 3 Días: Generalmente NO (según política del IMSS)

Día 4 en Adelante: Sí, el IMSS paga el 60% de tu salario

Riesgo de Trabajo: El IMSS paga el 100% desde el día 1

Nota: Depende del tipo de incapacidad. Pregunta a RH si tienes dudas.

Home Office / Trabajo Remoto¶

¿Quién Puede Solicitarlo?¶

Depende de la política de la empresa y tu puesto.

Puestos Generalmente Elegibles: - Desarrollo (IT) - Administrativos - Diseño - Algunos puestos de coordinación

Puestos NO Elegibles: - Ventas (requieren estar en sala de ventas) - Operaciones (requieren estar en obra) - Recepción

Cómo Solicitar¶

Si Es Política Regular (ej: 1 día a la semana permitido): 1. Coordina con tu equipo qué día trabajarás remoto 2. Informa a tu coordinador (puede ser verbal o en Slack) 3. Opcionalmente, regístralo en el sistema

Si Es Ocasional: 1. Solicita formalmente en "Mis Permisos" 2. Tipo: "Home Office" 3. Justificación (ej: "Esperando instalación de internet en casa")

Responsabilidades en Home Office¶

✅ Estar disponible en horario laboral
✅ Atender llamadas, emails, Slack
✅ Cumplir con tus tareas
✅ Asistir a reuniones virtuales
✅ Marcar entrada/salida si tu rol requiere checador

No Es: - ❌ Día libre - ❌ Medio tiempo - ❌ Trabajar desde la playa (debe ser lugar con buena conexión)

Reportes de Permisos¶

Historial Personal¶

Puedes ver todos los permisos que has solicitado:

Ve a "Mis Permisos"
Haz clic en "Historial" o "Todos"
Aplica filtros:
Por tipo
Por año
Por estado
Exporta en Excel o PDF si necesitas

Preguntas Frecuentes¶

¿Puedo solicitar vacaciones desde mi primer día de trabajo?¶

No. Debes cumplir 1 año para generar tus primeros 6 días de vacaciones.

Excepción: Algunos permisos personales o días económicos sí se pueden usar antes.

¿Qué pasa si me enfermo durante mis vacaciones?¶

Si tienes incapacidad médica del IMSS, esos días NO cuentan como vacaciones. Se "regresan" a tu saldo.

Proceso: 1. Ve al IMSS, obtén incapacidad 2. Sube al sistema 3. Contacta a RH para ajustar

¿Puedo dividir mis vacaciones?¶

Sí, pero según la ley, al menos 6 días consecutivos deben tomarse de corrido. El resto puedes dividirlos.

Ejemplo: - Tienes 10 días - Tomas 6 días en julio (vacaciones familiares) - Tomas 4 días en diciembre (fin de año)

¿Qué pasa si solicité permiso pero cambié de opinión?¶

Si aún está Pendiente o Aprobado pero NO lo has tomado: - Cancela la solicitud en el sistema - O contacta a RH/tu coordinador

Soporte¶

Para dudas sobre permisos:

Días disponibles: RH - rh@aterceros.com
Aprobación retrasada: Tu coordinador
Problemas técnicos del sistema: IT Support - soporte@aterceros.com

Ver También: - Checador con GPS - Comprobaciones de Gastos - FAQs de RH