Comprobaciones de Gastos¶

Guía completa para todos los empleados sobre cómo crear, enviar y dar seguimiento a comprobaciones de gastos en el Sistema A3.

¿Qué es una Comprobación?¶

Una comprobación es una solicitud de reembolso por gastos que hiciste con tu dinero personal, pero que son relacionados con tu trabajo.

Ejemplos: - Gasolina para visitar clientes - Comida con un cliente potencial - Materiales para sala de ventas - Papelería para la oficina - Estacionamiento en cita de trabajo

¿Quién Puede Hacer Comprobaciones?¶

Todos los empleados, dependiendo de su rol y presupuesto asignado:

Departamento	Gastos Comunes Comprobables
Ventas	Gasolina, comidas con clientes, marketing en punto de venta
Operaciones	Materiales, herramientas, transporte
RH	Eventos de equipo, papelería
Gerencia	Viáticos, hospedaje, comidas de negocio

Requisitos para una Comprobación¶

1. Factura o Comprobante Fiscal¶

Preferible: Factura a nombre de A Terceros Inmobiliaria S.A. de C.V. con RFC correcto.

Aceptable (en algunos casos): - Ticket con datos fiscales de la empresa - Recibo simple (solo para gastos menores, según política)

NO Aceptable: - Nota sin datos fiscales - Factura a tu nombre personal (excepciones: gasolina, peajes)

2. Autorización Previa¶

Algunos gastos requieren autorización ANTES de realizarlos:

Tipo de Gasto	Requiere Autorización Previa
Gastos menores (<$500)	No
Gastos entre $500-$2,000	Depende del concepto
Gastos mayores (>$2,000)	Sí, siempre
Eventos o viáticos	Sí

Cómo Obtener Autorización: - Verbal con tu coordinador (para gastos pequeños) - Solicitud formal en el sistema (para gastos grandes)

3. Justificación Clara¶

Debes explicar: - Por qué hiciste el gasto - Cómo beneficia a la empresa - Con quién (si aplica: cliente, proveedor)

Acceder al Módulo de Comprobaciones¶

En el menú lateral izquierdo, busca "Comprobaciones" o "Gastos"
Selecciona "Mis Comprobaciones"
Se abre la ventana del módulo

Crear una Nueva Comprobación¶

Paso 1: Nueva Solicitud¶

Haz clic en "+ Nueva Comprobación" o "Crear Comprobación"
Se abre un formulario

Paso 2: Información General¶

Tipo de Gasto: *
[Seleccionar: Gasolina / Comida / Hospedaje / Materiales / Otro]

Fecha del Gasto: *
[dd/mm/aaaa] 📅

Monto Total: *
$ [_________]

Tips: - Tipo de Gasto: Elige el que mejor describa. Si no está, elige "Otro" - Fecha: La fecha en que hiciste el gasto (según factura/ticket) - Monto: Cantidad TOTAL que gastaste

Paso 3: Desglose (si aplica)¶

Para algunos gastos, puedes desglosar:

Ejemplo - Comida con Cliente:

Concepto: Comida con cliente Juan Pérez
Alimentos: $450
Bebidas: $150
Propina: $70
-------------------
Total: $670

Ejemplo - Gasolina:

Litros: 40
Precio por litro: $22.50
Total: $900

Paso 4: Descripción y Justificación¶

Descripción: *
[_____________________________________________]

Justificación: *
[_____________________________________________]

Descripción: Qué compraste o gastaste

Ejemplos de Buena Descripción: - ✅ "Comida con cliente prospecto María López para presentar proyecto Residencial Cumbres" - ✅ "Gasolina para visitar obras en Apodaca y García (120 km recorridos)" - ✅ "Papelería para sala de ventas: 500 volantes y 100 folders"

Ejemplos de Mala Descripción: - ❌ "Comida" (¿con quién? ¿para qué?) - ❌ "Gasolina" (¿cuándo? ¿para ir a dónde?) - ❌ "Varios" (muy vago)

Justificación: Por qué este gasto beneficia a la empresa

Ejemplos: - ✅ "Cliente mostró interés en 3 propiedades, alta probabilidad de cierre" - ✅ "Necesario para trasladarme a visitar clientes en zonas sin transporte público" - ✅ "Material necesario para evento de ventas del 15-Mar"

Paso 5: Adjuntar Comprobante¶

IMPORTANTE: SIN comprobante fiscal, NO se aprueba.

Cómo Adjuntar: 1. Haz clic en "Subir Archivo" o "Adjuntar Comprobante" 2. Selecciona la factura/ticket desde tu equipo o celular 3. Formatos permitidos: PDF, JPG, PNG 4. Tamaño máximo: 5 MB por archivo

Tips para Buena Calidad: - ✅ Foto clara, bien iluminada - ✅ Se leen todos los datos (monto, fecha, concepto) - ✅ No borrosa ni cortada - ❌ Evita fotos de pantalla - ❌ Evita capturas de WhatsApp de baja calidad

Múltiples Comprobantes: Si un gasto tiene varios tickets (ej: varios estacionamientos del mismo día): - Adjunta todos - Suma los montos en "Monto Total"

Paso 6: Clasificación Contable (opcional)¶

Algunos sistemas piden clasificar el gasto:

Centro de Costos:
[Seleccionar: Plaza Monterrey / Plaza Saltillo / etc.]

Proyecto:
[Seleccionar: Residencial Cumbres / Proyecto X / etc.]

Nota: Si no sabes qué elegir, déjalo en blanco o elige "General". Finanzas puede ajustarlo.

Paso 7: Revisar y Enviar¶

Revisa que todo esté correcto:
Monto coincide con factura
Descripción clara
Comprobante legible
Haz clic en "Enviar para Aprobación"

Resultado: - ✅ "Comprobación enviada exitosamente" - Recibes un folio (ej: COMP-2024-001234) - Tu aprobador recibe notificación

Proceso de Aprobación¶

Flujo Típico¶

1. Creas Comprobación
   ↓
2. Aprobación de Coordinador
   ↓
3. Revisión de Finanzas
   ↓
4. Pago (depósito en nómina o transferencia)

¿Quién Aprueba?¶

Monto	Primer Aprobador	Segundo Aprobador
< $1,000	Tu coordinador	Finanzas (automático)
$1,000 - $5,000	Tu coordinador	Finanzas (revisión manual)
> $5,000	Tu coordinador + Gerente	Finanzas + Director (según política)

Tiempos de Aprobación¶

Etapa	SLA
Aprobación de Coordinador	3-5 días hábiles
Revisión de Finanzas	5-7 días hábiles
Pago	10-15 días después de aprobación

Total Estimado: 3-4 semanas desde que la creas hasta que recibes el pago.

Nota: Varía según la quincena de nómina y el ciclo de pagos.

Seguimiento de tu Comprobación¶

Ver Estado¶

En "Mis Comprobaciones", verás una tabla:

Folio	Fecha	Concepto	Monto	Estado	Aprobador	Acciones
COMP-001234	05-Mar	Gasolina	$900	Aprobado	Juan García	[👁]
COMP-001235	08-Mar	Comida cliente	$670	Pendiente	Juan García	[👁][✏️]
COMP-001236	10-Mar	Materiales	$1,200	Rechazado	Pedro López	[👁]

Estados Posibles¶

Estado	Significado	Qué Hacer
Borrador	Aún no la has enviado	Termina de llenarla y envía
Pendiente	Esperando aprobación de coordinador	Espera (puedes enviar recordatorio después de 5 días)
Aprobada	Coordinador aprobó, en revisión de Finanzas	Espera
Autorizada para Pago	Finanzas autorizó, se pagará pronto	Espera el depósito
Pagada	¡Ya recibiste el reembolso! ✅	Listo
Rechazada	No se aprobó ❌	Lee comentarios, corrige y re-envía
En Aclaración	Finanzas tiene dudas	Revisa comentarios, proporciona info adicional

Notificaciones¶

Recibes notificación cuando: - Tu coordinador aprueba o rechaza - Finanzas solicita aclaración - El pago es autorizado - El pago fue depositado

Editar o Cancelar Comprobación¶

Si Está en "Borrador" o "Pendiente"¶

Puedes editar: 1. Haz clic en el ícono de lápiz ✏️ 2. Modifica lo necesario 3. Guarda y re-envía

Puedes cancelar: 1. Haz clic en "Cancelar Comprobación" 2. Confirma 3. Estado cambia a "Cancelada"

Si Ya Fue Aprobada¶

NO puedes editarla.

Si hay error: 1. Contacta a Finanzas: finanzas@aterceros.com 2. Explica el error 3. Finanzas puede: - Devolverla para corrección - O hacer ajuste manual

Comprobación Rechazada: ¿Qué Hacer?¶

Ver Motivo de Rechazo¶

Haz clic en la comprobación rechazada
Lee los comentarios del aprobador

Motivos Comunes:

1. "Factura ilegible o incompleta"¶

Solución: - Sube una nueva foto/escan más clara - Asegúrate de que se vea el monto, fecha, RFC

2. "Falta justificación"¶

Solución: - Agrega más detalles en "Descripción" - Explica el beneficio para la empresa

3. "Gasto no autorizado previamente"¶

Solución: - Si era gasto grande (>$2,000), debiste pedir autorización antes - Habla con tu coordinador - Si fue emergencia, justifícalo

4. "Fuera de presupuesto"¶

Solución: - Tu departamento/plaza agotó presupuesto del mes - Puede aprobarse el siguiente mes - Habla con tu coordinador

5. "Factura no a nombre de la empresa"¶

Solución: - Si es posible, pide factura correcta al proveedor - Si no (gasolina, peajes), explica en comentarios

Re-enviar Comprobación¶

Después de corregir: 1. Edita la comprobación 2. Aplica las correcciones 3. Agrega comentario explicando qué corregiste 4. Re-envía para aprobación

Consultar Pagos¶

¿Cómo Recibes el Reembolso?¶

Generalmente de estas formas:

Método	Descripción
Depósito en Nómina	Se suma a tu pago quincenal o mensual
Transferencia Bancaria	Depósito directo a tu cuenta (para montos grandes)
Cheque	Menos común, solo en casos especiales

Más Común: Depósito en nómina.

Verificar que Recibiste el Pago¶

En el Sistema: 1. Abre la comprobación 2. Si dice "Pagada", ya debería estar en tu cuenta 3. Verás fecha de pago

En tu Recibo de Nómina: - Busca la línea "Reembolso Comprobaciones" o similar - El monto debe coincidir

Si No Aparece: 1. Espera hasta el siguiente ciclo de nómina 2. Si pasan 2 quincenas sin pago, contacta a Finanzas

Consultar Presupuesto Disponible¶

Ver tu Presupuesto¶

Algunos roles tienen presupuesto mensual asignado:

Ejemplo:

Presupuesto de Marzo 2024

Asignado: $5,000
Gastado (aprobado): $3,200
Pendiente de Aprobar: $800
Disponible: $1,000

Dónde Ver: - Dashboard → Widget "Mi Presupuesto" - Módulo de Comprobaciones → "Presupuesto"

Qué Significa: - Asignado: Lo que puedes gastar este mes - Gastado: Comprobaciones ya aprobadas - Pendiente: Comprobaciones enviadas pero no aprobadas - Disponible: Lo que aún puedes comprobar

Nota: Si no tienes presupuesto asignado, esto no aplica. Pregunta a tu coordinador.

Casos Especiales¶

Viáticos (Viajes de Trabajo)¶

Si viajas por trabajo, puedes comprobar: - ✅ Transporte (avión, autobús, taxi, Uber) - ✅ Hospedaje - ✅ Alimentos - ✅ Otros gastos relacionados

Proceso: 1. Antes del viaje: Solicita autorización de viáticos a tu coordinador 2. Durante el viaje: Guarda TODOS los comprobantes 3. Después del viaje: Crea comprobación detallada con todos los tickets

Tip: Puedes crear UNA comprobación con varios conceptos (transporte + hospedaje + comida) o varias separadas.

Gastos en Efectivo sin Factura¶

Política General: NO se aceptan gastos sin comprobante.

Excepciones (según política de tu empresa): - Propinas - Estacionamientos en parquímetros (sin ticket) - Peajes menores

Límite: Generalmente máximo $200-$300 sin factura

Cómo Comprobar: - Llena la comprobación explicando detalladamente - En "Comprobante", puede no haber adjunto - IMPORTANTE: Debe estar bien justificado o será rechazada

Anticipos de Gastos¶

En algunos casos (viajes largos, eventos grandes), puedes solicitar anticipo:

Proceso: 1. Solicita anticipo a tu coordinador (antes del gasto) 2. Se te deposita ANTES de gastar 3. Después del evento/viaje, creas comprobación con los comprobantes 4. Si gastaste menos, devuelves la diferencia 5. Si gastaste más, se te reembolsa la diferencia

Ejemplo:

Anticipo para Evento: $5,000
Gastaste: $4,500
Debes devolver: $500

O

Anticipo: $5,000
Gastaste: $5,800
Te reembolsan: $800

Mejores Prácticas¶

1. Guarda TODOS los Comprobantes¶

Apenas hagas un gasto laboral: - ✅ Guarda la factura/ticket de inmediato - ✅ Toma foto o escanea - ✅ Guárdala en una carpeta (celular o computadora)

Tip: Crea carpeta "Comprobaciones [Mes]" y ve guardando ahí.

2. Comprueba Pronto¶

No esperes meses. Entre más pronto compruebes: - Más rápido recibes el reembolso - No se te olvidan detalles - Evitas perder tickets

Recomendación: Comprueba semanalmente o quincenalmente.

3. Sé Claro y Detallado¶

Describe bien: - ✅ "Comida con cliente Juan Pérez (prospecto de Residencial Cumbres) para presentar opciones de casas de 2 plantas"

En lugar de: - ❌ "Comida con cliente"

4. Revisa Antes de Enviar¶

Verifica: - ☑ Monto correcto - ☑ Fecha correcta - ☑ Comprobante legible - ☑ Descripción clara

Evita que te la rechacen por errores simples.

5. Respeta el Presupuesto¶

Si tienes presupuesto asignado, no lo rebase sin autorización previa.

Reportes de Comprobaciones¶

Historial Personal¶

Para ver todas tus comprobaciones:

Ve a "Mis Comprobaciones"
Aplica filtros:
Por mes
Por estado (Aprobadas, Pendientes, etc.)
Por tipo de gasto
Exporta en Excel o PDF

Útil Para: - Declaración de impuestos - Llevar tu propio control - Proyectar gastos futuros

Preguntas Frecuentes¶

¿Puedo comprobar gastos de meses anteriores?¶

Depende de la política. Generalmente: - Hasta 1 mes atrás: Sí, sin problema - 1-3 meses atrás: Sí, pero con justificación - >3 meses: Difícil, requiere autorización especial

Recomendación: Comprueba dentro del mismo mes que hiciste el gasto.

¿Qué pasa si perdí el ticket?¶

Si es gasto grande (>$1,000): - Intenta obtener re-impresión del establecimiento - O copia de la factura electrónica (si fue facturada)

Si es gasto pequeño y no hay forma de recuperarlo: - No podrás comprobarlo - Asúmelo como gasto personal

¿Puedo comprobar gasolina de mi coche personal?¶

Sí, si usas tu vehículo para trabajo (visitar clientes, ir a obras, etc.)

Requisitos: - Justifica el recorrido (de dónde a dónde) - Factura o ticket de gasolinera - Solo gasolina de días laborales (no fines de semana personales)

¿Las propinas se pueden comprobar?¶

Generalmente sí, pero: - Debe ser propina razonable (10-15% del total) - Debe estar relacionada con gasto de trabajo (comida con cliente) - Sin factura, solo menciona el monto en la descripción

¿Qué pasa si me equivoqué en el monto?¶

Si aún está en Borrador o Pendiente: Edita y corrige.

Si ya fue Aprobada: Contacta a Finanzas para ajustar.

Importante: Si pusiste monto mayor al real (aunque sea por error), pueden rechazarla o investigar como fraude.

Soporte¶

Para dudas sobre comprobaciones:

Proceso de aprobación: Tu coordinador
Pagos y presupuesto: Finanzas - finanzas@aterceros.com
Problemas técnicos del sistema: IT Support - soporte@aterceros.com

Ver También: - Solicitar Permisos - FAQs de Finanzas