Gestionar Presupuestos¶
Guía para personal de Finanzas sobre cómo gestionar y monitorear presupuestos departamentales en el Sistema A3.
Introducción¶
Como responsable de presupuestos, gestionas: - Asignación de presupuestos mensuales/anuales por departamento - Monitoreo de gasto vs presupuesto - Alertas de sobregasto - Ajustes y reasignaciones
Acceder al Módulo de Presupuestos¶
- Menú lateral → "Finanzas" → "Presupuestos"
- Se abre el dashboard de presupuestos
Dashboard de Presupuestos¶
Vista general de todos los departamentos:
| Departamento | Asignado | Gastado | % Uso | Disponible | Estado |
|---|---|---|---|---|---|
| Ventas | $50,000 | $38,500 | 77% | $11,500 | 🟢 Normal |
| RH | $10,000 | $9,200 | 92% | $800 | 🟡 Alto |
| Operaciones | $30,000 | $12,000 | 40% | $18,000 | 🟢 Normal |
| Marketing | $20,000 | $20,500 | 103% | -$500 | 🔴 Excedido |
Indicadores de Estado: - 🟢 Normal: < 80% utilizado - 🟡 Alto: 80-95% utilizado - 🔴 Excedido: > 100%
Asignar Presupuesto¶
Presupuesto Mensual¶
- Click en "Nuevo Presupuesto Mensual"
- Llena:
- Departamento: Selecciona
- Mes/Año: Marzo 2024
- Monto: $50,000
-
Categorías (opcional): Gasolina $10k, Comidas $5k, etc.
-
Guardar
Presupuesto Anual¶
- Click en "Nuevo Presupuesto Anual"
- Llena información
- El sistema puede distribuir automáticamente por mes:
- Igual ($50k/mes)
- O personalizado (más en temporada alta)
Monitorear Gasto¶
Ver Detalles de un Departamento¶
- Click en el departamento
- Verás desglose:
Ventas - Marzo 2024
Presupuesto Asignado: $50,000
Gastado Aprobado: $38,500
- Gasolina: $15,000
- Comidas con Clientes: $12,500
- Materiales: $8,000
- Otros: $3,000
Pendiente de Aprobar: $4,200
Disponible: $7,300 (14.6%)
Alertas Automáticas¶
El sistema genera alertas cuando: - Departamento alcanza 80% de presupuesto - Departamento excede 100% - Comprobación rechazada por falta de presupuesto
Notificaciones: - Email a ti y al gerente del departamento - Alerta en el dashboard
Ajustar Presupuestos¶
Incrementar Presupuesto¶
Si un departamento necesita más:
- Click en el departamento → "Ajustar"
- Nuevo monto: $60,000 (era $50,000)
- Justificación: "Incremento por temporada alta"
- Confirmar
Nota: Puede requerir aprobación de dirección según la política.
Reasignar entre Departamentos¶
Si un departamento no usó su presupuesto y otro necesita:
- Click en "Reasignar"
- Desde: Operaciones (tiene $18k disponibles)
- Hacia: Ventas (necesita más)
- Monto: $5,000
- Confirmar
Reportes de Presupuesto¶
Reporte Mensual¶
Genera reporte de ejecución presupuestal:
- Reportes → "Ejecución Presupuestal"
- Selecciona mes
- Genera PDF o Excel
Incluye: - Presupuesto vs Real por departamento - Variaciones - Proyección de cierre de mes
Reporte Anual¶
Compara todos los meses del año:
| Mes | Asignado | Gastado | % |
|---|---|---|---|
| Ene | $100,000 | $95,000 | 95% |
| Feb | $100,000 | $88,000 | 88% |
| Mar | $100,000 | $92,000 | 92% |
Soporte¶
- Ajustes de presupuesto: Director de Finanzas
- Problemas técnicos: IT Support
soporte@aterceros.com
Ver También: - Aprobar Comprobaciones - Revisar Comisiones