Aprobar Comprobaciones de Gastos¶

Guía para personal de Finanzas sobre cómo revisar y aprobar comprobaciones de gastos en el Sistema A3.

Introducción¶

Como miembro del equipo de Finanzas, eres responsable de: - ✅ Revisar comprobaciones enviadas por empleados - ✅ Verificar que cumplan políticas de la empresa - ✅ Autorizar o rechazar solicitudes - ✅ Gestionar pagos y reembolsos

Acceder al Módulo de Comprobaciones¶

En el menú lateral izquierdo, busca "Finanzas" o "Comprobaciones"
Selecciona "Comprobaciones Pendientes" o "Revisar Comprobaciones"
Se abre la vista de aprobador

Vista de Aprobador¶

Verás una tabla con comprobaciones pendientes de tu revisión:

Folio	Empleado	Departamento	Concepto	Monto	Fecha	Estado	Días Pendiente	Acciones
COMP-001234	Juan Pérez	Ventas	Gasolina	$900	05-Mar	Pendiente	2	[👁][✓] [✗]
COMP-001235	María López	Operaciones	Materiales	$2,500	08-Mar	En Revisión	5	[👁][✓] [✗]

Filtros Disponibles¶

Puedes filtrar por:

Estado: Pendiente / En Revisión / En Aclaración
Departamento: Ventas / RH / Operaciones / etc.
Monto: Rango de montos (ej: $1,000-$5,000)
Fecha: Rango de fechas
Días Pendiente: Comprobaciones con más de X días sin revisar
Plaza: Si hay múltiples plazas

Priorizar: - Comprobaciones con más días pendientes - Montos altos - Empleados con viajes o urgencias

Revisar una Comprobación¶

Paso 1: Abrir Detalle¶

Haz clic en el ícono de ojo 👁 o en el folio
Se abre la vista completa de la comprobación

Paso 2: Verificar Información¶

Revisa los siguientes elementos:

1. Datos Básicos¶

Empleado: Juan Pérez Gómez
Departamento: Ventas
Plaza: Monterrey
Coordinador: Pedro García

Tipo de Gasto: Gasolina
Fecha del Gasto: 05-Mar-2024
Monto Solicitado: $900.00

Verificar: - ✅ Empleado existe y está activo - ✅ Departamento correcto - ✅ Fecha no es muy antigua (generalmente < 30 días)

2. Descripción y Justificación¶

Descripción:
"Gasolina para visitas a clientes en zona de Apodaca y García.
Recorrido total aproximado: 120 km."

Justificación:
"Visitas programadas a 5 clientes potenciales en zonas sin transporte
público. Se lograron 2 apartados."

Verificar: - ✅ Descripción clara y específica - ✅ Justificación válida y relacionada con el trabajo - ✅ Coherencia (120 km con $900 de gasolina es razonable)

Banderas Rojas 🚩: - ❌ Descripción muy vaga ("gastos varios") - ❌ Sin justificación clara - ❌ Justificación genérica que no explica nada

3. Comprobante Fiscal¶

Haz clic en el archivo adjunto para verlo.

Verificar:

Elemento	Qué Revisar
Legibilidad	Se lee claramente todo el texto
RFC	Factura a nombre de A Terceros Inmobiliaria S.A. de C.V.
Monto	Coincide con el solicitado en la comprobación
Fecha	Coincide con "Fecha del Gasto"
Concepto	Coherente con "Tipo de Gasto"
Datos Fiscales	Completos y correctos

Casos Especiales:

Gasolina y Peajes: - Puede ser ticket sin RFC (aceptable) - O factura a nombre personal del empleado (aceptable según política)

Tickets de Restaurantes: - Preferible factura con RFC de la empresa - Si es solo ticket, debe tener al menos datos del establecimiento

Compras Menores (<$500): - Puede ser ticket simple - Según política de la empresa

Banderas Rojas 🚩: - ❌ Factura ilegible o borrosa - ❌ Factura a nombre de otra empresa - ❌ Monto no coincide - ❌ Fecha no coincide (diferencia de >5 días) - ❌ Factura duplicada (ya usada en otra comprobación)

4. Presupuesto¶

El sistema muestra:

Presupuesto del Departamento de Ventas - Marzo 2024

Asignado: $50,000
Gastado Aprobado: $32,000
Pendiente de Aprobar: $8,900 (incluye esta comprobación)
Disponible si se aprueba: $9,100

Verificar: - ✅ Hay presupuesto disponible - ✅ No excede límites del departamento

Si No Hay Presupuesto: - Puedes rechazar - O solicitar autorización de gerencia/dirección

5. Aprobaciones Previas¶

Revisa quién ya aprobó:

Historial de Aprobaciones:

1. Coordinador: Pedro García
   - Aprobó el 06-Mar-2024
   - Comentario: "Gasto válido, clientes efectivamente visitados"

Verificar: - ✅ El coordinador directo ya aprobó - ✅ Si es gasto alto (>$5,000), también aprobó gerente

Nota: Si el coordinador no aprobó, NO deberías verla en tu lista. Pero si aparece, regresala.

Paso 3: Decisión¶

Tienes 3 opciones:

Opción 1: Aprobar ✅¶

Si todo está correcto:

Haz clic en "Aprobar" o ícono ✓

Opcionalmente agrega comentario:

Comentario (opcional):
[______________________________________]

Ejemplo: "Aprobado. Factura correcta y gasto justificado."

Confirma

Resultado: - Estado cambia a "Autorizada para Pago" - Pasa a la lista de pagos pendientes - Empleado recibe notificación

Opción 2: Rechazar ❌¶

Si NO cumple con los requisitos:

Haz clic en "Rechazar" o ícono ✗

OBLIGATORIO: Agrega comentario explicando el motivo

Motivo de Rechazo: *
[______________________________________]

Ejemplos:
- "Factura ilegible, favor de subir imagen más clara"
- "Gasto no autorizado previamente. Requiere aprobación de gerencia"
- "Factura no a nombre de la empresa"
- "Sin presupuesto disponible para este departamento este mes"

Confirma

Resultado: - Estado cambia a "Rechazada" - Empleado recibe notificación con tu comentario - Empleado puede corregir y re-enviar

IMPORTANTE: Siempre sé claro y específico en el motivo de rechazo para que el empleado sepa qué corregir.

Opción 3: Solicitar Aclaración 🔍¶

Si tienes dudas o falta información:

Haz clic en "Solicitar Aclaración" o "Más Información"

Escribe qué necesitas:

Aclaración Solicitada: *
[______________________________________]

Ejemplos:
- "¿Puedes especificar con cuál cliente tuviste la comida?"
- "Falta adjuntar comprobante de pago"
- "El monto no coincide con la factura, favor de verificar"

Confirma

Resultado: - Estado cambia a "En Aclaración" - Empleado recibe notificación - Debe responder o proporcionar info adicional - Regresa a tu bandeja cuando responda

Políticas de Aprobación¶

Montos Máximos por Tipo de Gasto¶

Verifica que el gasto no exceda límites establecidos:

Tipo de Gasto	Límite por Evento/Mes	Política
Gasolina	$2,000/mes (por empleado)	Solo si usa vehículo propio para trabajo
Comida con Cliente	$1,500 por comida	Debe especificar nombre del cliente
Hospedaje	$1,500 por noche	Solo viajes de trabajo autorizados
Materiales	Según presupuesto	Autorizado por coordinador
Papelería	$500/mes	-

Nota: Estos son ejemplos. Tu empresa puede tener límites diferentes.

Si Excede Límite: - Rechaza o solicita autorización especial de dirección

Documentación Requerida¶

Monto	Documentación Obligatoria
< $500	Ticket simple aceptable
$500 - $2,000	Factura con datos fiscales
> $2,000	Factura con RFC de la empresa + autorización previa

Tiempos de Antigüedad¶

Antigüedad del Gasto	Política
< 30 días	Aprobar sin problema
30-60 días	Solicitar justificación de por qué no comprobó antes
> 60 días	Generalmente rechazar (excepto casos especiales)

Gestionar Pagos¶

Autorizar para Pago¶

Una vez que apruebas comprobaciones, pasan a "Autorizadas para Pago".

Siguiente Paso: 1. Ve al módulo "Pagos Pendientes" o "Programar Pagos" 2. Verás lista de comprobaciones aprobadas 3. Puedes: - Agrupar por quincena de nómina - Agrupar por departamento - Programar fecha de pago

Métodos de Pago¶

Método	Cuándo Usar	Proceso
Nómina	Montos pequeños-medianos	Se suma al pago quincenal del empleado
Transferencia	Montos grandes o urgentes	Transferencia directa a cuenta del empleado
Cheque	Casos especiales	Menos común

Programar Pago en Nómina¶

Selecciona las comprobaciones a pagar
Haz clic en "Programar en Nómina"
Selecciona:
Quincena: Próxima quincena de pago (ej: 1ra quincena de Abril)
Agrupación: Por empleado (el sistema suma todas sus comprobaciones)
Confirma

Resultado: - Las comprobaciones se marcan como "Programadas para Pago" - Se generará archivo para nómina - El empleado recibirá el pago en la fecha de nómina

Ejecutar Pago¶

Después de programar:

El sistema genera un archivo de dispersión (generalmente Excel o TXT)
Descargas el archivo
Lo subes a tu sistema de nómina o banco
Se ejecuta el pago

Después del Pago: 1. Marca las comprobaciones como "Pagadas" 2. Registra fecha de pago 3. Los empleados reciben notificación

Reportes y Análisis¶

Reporte de Comprobaciones Aprobadas¶

Para ver todo lo que has aprobado:

Ve a "Reportes" → "Comprobaciones"
Filtra:
Aprobadas por ti
Rango de fechas (ej: todo el mes de Marzo)
Por departamento
Genera reporte
Exporta en Excel

Útil Para: - Control interno - Auditorías - Análisis de gastos por departamento

Reporte de Presupuestos¶

Ver cómo van los presupuestos de cada departamento:

Presupuestos - Marzo 2024

Ventas:
- Asignado: $50,000
- Gastado: $38,500 (77%)
- Disponible: $11,500

RH:
- Asignado: $10,000
- Gastado: $8,200 (82%)
- Disponible: $1,800

Operaciones:
- Asignado: $30,000
- Gastado: $12,000 (40%)
- Disponible: $18,000

Alertas Automáticas: - Si un departamento supera el 90% de presupuesto - Si hay muchas comprobaciones rechazadas en un departamento

Casos Especiales¶

Comprobaciones de Viáticos¶

Empleado viajó y comprueba varios gastos:

Revisión: 1. Verifica autorización previa del viaje (debe existir solicitud aprobada) 2. Revisa fechas: Todos los gastos deben ser dentro de las fechas del viaje 3. Revisa montos: No excedan lo autorizado previamente 4. Tickets: Transporte, hospedaje, alimentos

Si Recibió Anticipo: - Verifica que los gastos comprobados no excedan el anticipo - Si gastó menos, empleado debe devolver diferencia - Si gastó más, se le reembolsa diferencia

Gastos Compartidos¶

Dos o más empleados comparten un gasto (ej: comida de equipo):

Revisión: 1. Solo UNO debe comprobar el gasto completo 2. Debe especificar quiénes participaron 3. Si varios comprueban el mismo gasto → rechazar duplicados

Gastos Urgentes¶

Empleado solicita pago urgente (antes de la quincena):

Proceso: 1. Revisa y aprueba normalmente 2. En lugar de programar en nómina, selecciona "Pago Urgente" 3. Requiere autorización adicional (tu jefe o director) 4. Se procesa transferencia directa

Nota: Úsalo solo para casos realmente urgentes.

Auditoría y Compliance¶

Detectar Fraudes o Irregularidades¶

Estar alerta a:

Señal de Alerta	Qué Hacer
Facturas duplicadas	Rechazar y reportar
Montos redondeados sospechosos (siempre $1,000, $2,000)	Solicitar aclaración
Gastos frecuentes muy similares	Investigar patrón
Factura alterada (editada digitalmente)	Rechazar y reportar
Empleado comprueba mucho más que sus compañeros	Revisar historial

Si Detectas Fraude: 1. NO apruebes la comprobación 2. Reporta a tu jefe inmediato 3. Documenta evidencia (capturas, comentarios) 4. RH se encargará de investigar

Mantener Registro para Auditorías¶

Todas tus aprobaciones quedan registradas: - Quién aprobó (tú) - Cuándo aprobaste - Comentarios agregados

Esto es importante para: - Auditorías internas - Auditorías fiscales (SAT) - Revisiones de compliance

Preguntas Frecuentes¶

¿Puedo aprobar comprobaciones de mi propio departamento?¶

Generalmente NO, para evitar conflicto de interés. Otro miembro de Finanzas debe aprobarlas.

¿Qué hago si el coordinador aprobó algo que claramente no cumple política?¶

Tienes autoridad para rechazarla aún si el coordinador aprobó. Agrega comentario claro explicando la política no cumplida.

¿Cuánto tiempo tengo para revisar una comprobación?¶

SLA: 5-7 días hábiles

Si hay muchas pendientes, prioriza: 1. Urgentes 2. Más antiguas 3. Montos altos

¿Puedo modificar el monto de una comprobación?¶

Generalmente NO directamente. Debes: 1. Rechazarla 2. Explicar el monto correcto 3. Empleado re-envía con monto correcto

En casos especiales (error evidente menor), tu supervisor puede autorizar ajuste manual.

Métricas de Desempeño¶

Tu desempeño como aprobador se puede medir por:

Métrica	Objetivo
Tiempo promedio de revisión	< 5 días
% de comprobaciones rechazadas	< 15%
% de comprobaciones en aclaración	< 10%
Comprobaciones revisadas por día	Según volumen

Nota: Estas métricas varían según la empresa.

Tips para Aprobadores¶

1. Revisa Diariamente¶

No dejes acumular muchas comprobaciones pendientes. Dedica tiempo diario a revisarlas.

2. Sé Consistente¶

Aplica las mismas políticas a todos. No favorezcas a nadie.

3. Comunica Claramente¶

Si rechazas, siempre explica por qué y qué debe corregir el empleado.

4. Conoce las Políticas¶

Mantente actualizado sobre: - Límites de gastos - Tipos de comprobantes aceptables - Presupuestos de cada departamento

5. Usa Solicitar Aclaración¶

Si tienes dudas, NO apruebes ni rechaces de inmediato. Solicita más información.

Soporte¶

Para dudas sobre aprobación de comprobaciones:

Políticas de la empresa: Tu jefe de Finanzas
Casos especiales o fraudes: Director de Finanzas
Problemas técnicos del sistema: IT Support - soporte@aterceros.com

Ver También: - Gestionar Presupuestos - Revisar Comisiones - Guía de Comprobaciones (para empleados)